Implementasi ERP, Tidak Sekedar Berat Tapi Juga Melelahkan
Akhirnya agak bisa bernafas lega, modul Financial bisa mulai ditinggalkan. Sebenarnya bukan berarti sukses-sukses banget, hanya setidaknya Accounting Report sudah bisa dihasilkan dari modul ini, dan paralel proses dari program lama sudah bisa dihentikan, lega!
Mulailah menginjak modul Distribution, mulai area Procurement, Inventory dan Sales. Saya mulai menarik diri. Bukan mau minggir, tetapi ada pertimbangan tertentu yang membuat saya mengambil keputusan itu.
Pertama, kurang lebih sejak empat tahun lalu, kami sudah membangun satu modul Procurement secara “joint application development” bersama sebuah konsultan. Aplikasi ini berbasis web, dan secara umum sudah berhasil membuat beberapa perbaikan dalam hal sistem kontrol. Dan terhadap aplikasi ini, orang-orang di departemen terkait, telah amat familiar. Nah, proses customize yang akan dibuat di area Procurement akan sepenuhnya mengacu pada modul lama ini.
Kedua, secara umum saya menganggap bahwa flow of process pada area Distribution relatif mudah dipahami oleh tim. Bagaimana sistem pembelian barang diatur, manajemen inventory material dan finished goods, proses sales, menurut saya adalah hal-hal yang mestinya tidak asing dan secara umum lebih sederhana dibanding proses di Financial.
Dan ternyata pandangan saya salah. Rupanya dibalik keserhanaan penampilan, yang didasarkan dari gambaran flow of process, implementasi modul Distribution ini menyimpan permasalahan terpendam yang cukup besar.
Modul Distribution memang “sederhana”, tapi proses ini melibatkan banyak pihak, dan secara organisasi berbeda. Dalam situasi demikian, problem terbesar ternyata adalah standarisasi. Ya, standarisasi! Pada inventory, baik itu finished goods maupun non finished goods, semua kode barang dikendalikan. Dan pada area ini kami nampak kedodoran. Jumlah item barang di inventory material yang mesti dikodekan membuat kami tercengang. Ditambah lagi cukup rumitnya melakukan customize di area finished goods.
Kenapa mesti kedodoran? Ha-ha, ini adalah modul “enterprise”, kami lupa mengejanya dengan hati-hati. Maksudnya, dengan sekian banyak gudang di perusahaan, dan sekian banyak item yang mesti dikelola, telah melahirkan sistem partial yang tersamar. Ternyata, selama ini di setiap tempat telah tumbuh secara alami, cara penyebutan barang (baca: pengkodean), kompromi-kompromi internal, yang secara perlahan telah menyatu dengan jiwa para petugas inventory. Dalam perusahaan besar yang memiliki banyak wilayah operasional seperti ini, maka di setiap tempat ada gudang tersendiri, dan pada tempat-tempat inilah sistem partial itu tumbuh. Dan ketika semuanya harus disatukan dalam satu pengkodean, mulailah timbul masalah. Pada non finished goods, jumlah kode jadi begitu menggelembung, ada beberapa barang yang boleh jadi “sama” ternyata memiliki beberapa kode, tapi tetap saja ada orang yang mengaku tidak menemukan barang yang dicari. Pun di area finished goods, diperlukan tak kurang dari 25 digit kode part agar bisa menampung semua model barang dari tempat-tempat penghasil produk!
Financial memang memiliki flow of process yang “rumit”, tetapi secara organisasi hanya melibatkan satu buah divisi, bagian lain yang terkait hanya memanfaatkan, bukan aktor utama. Distribution memang “sederhana”, tapi memerlukan keterlibatan beberapa pihak. Menyamakan pandangan sekian pihak, termasuk mengakomodosi semua kebutuhan yang diklaim, ternyata bisa lebih berat dibanding aspek teknis.
Akhirnya, meski agak telat, dan dengan sedikit terbirit-birit, sayapun bergegas kembali nyemplung di tengah-tengah tim, ketika perjalanan bahkan seharusnya sudah hampir sampai tujuan! []
